Fare le cose con lo strumento giusto

Uno fra i temi più richiesti – tra le righe e non – di molti membri della community di Wolf è un mix fra gestione del tempo e gestione dei progetti di lavoro in squadre.

Da early adopter abbiamo provato a suo tempo uno strumento che si chiama Coda.io. Abbiamo anche condiviso una serie di inviti per provarlo. Da quando l’abbiamo usato la prima volta sono passati 17 mesi e sono stati sviluppati molti template. Perché la difficoltà principale di Coda è anche la sua forza: tu parti da uno schermo bianco e ti devi disegnare da zero il tipo di strumento di gestione dei lavori che ti serve. Bello, ma devi imparare a usare lo strumento non soltanto in termini di fruizione ma anche in termini di semplice progettazione.

Si tratta di una progettazione molto basica, ma devo ammettere che, come tutte le cose che devi fare da zero, può essere un po’ scoraggiante.

Contemporaneamente, occupandomi del tema della gestione dei progetti – sia quelli personali, sia quelli delle aziende per cui faccio consulenza – mi sono ritrovato a leggere di nuovo un grande classico del tema: Getting Things Done, di David Allen. Tradotto in italiano con Detto, fatto!

Devo ammettere che, anche a distanza di anni dalla prima uscita, Detto, fatto! rimane una lettura imprescindibile.

Lo schema che lo spiega in 15 minuti è perfetto per iniziare, ma consiglio la lettura integrale, anche degli esempi che fa Allen.

Il metodo di Allen si basa su cinque principi fondamentali

1. Cattura tutto quel che devi fare e mettilo dentro un listone generico (tutto significa tutto). Vuol dire che, come ogni metodo di “riordino”, la cosa ideale è interrompere per 3-4 giorni le attività. Si tratta di raccogliere tutti gli input, appunti, fogli, vocali, libri da leggere, riviste, impegni, promesse, cose che riguardano il lavoro o la vita privata, tutto. Fallo senza giudicare, senza decidere, senza organizzare. Raccogli. E basta. Allen la chiama Inbox. Io la chiamo Calderone.

2. Chiarisciti le idee – Parti dal primo elemento che hai raccolto e decidi. Richiede un’azione? Sì o no?

Se no, archivia o butta tutto.
Se sì hai due opzioni principali, che dipendono dalla risposta a una domanda semplicissima: è qualcosa che puoi fare in meno di 2 minuti?

Se la risposta è sì: fallo.

Se la risposta è no, allora puoi

  1. delegare a qualcuno oppure rimandare
  2. decidere qual è la prossima azione o, se esiste una scadenza inderogabile, segnarla sul calendario. Resisti alla tentazione di segnare sul calendario quel che vorresti fare. Scrivi solo quel che farai sicuramente perché devi (es.: pagare il bollo auto)

3. Organizza. Cioè, dai il giusto contesto alle cose. Scrivi se c’è una scadenza e decidi quando fare quel che devi fare.

4. Rifletti. Il sistema funziona se lo revisioni regolarmente almeno una volta la settimana e se ti ricordi il punto 1: catturare. Hai un compito? Infilalo nel calderone. Poi il resto verrà col metodo.

5. Dacci dentro. Decidi cosa fare prima, quando fare le cose. Considera il contesto (cioè dove ti devi trovare per fare una certa attività), considera le tue energie e il tempo che hai realmente a disposizione.

Personalmente, sto usando questo metodo da un po’ e devo dire che mi trovo bene. Faccio molta fatica solo quando non revisiono periodicamente (capita) e quando non inserisco i vari input nel calderone. Ma col tempo sta diventando un’attività automatica.

Il problema più grosso è capire dove farlo. Ho testato alcune app (ma non ero affatto soddisfatto), ho provato con i fogli, continuo ad avere un’agenda di carta, ma comunque ho bisogno di qualcosa che stia con me e che sia facile da trasportare: roba da pc o smartphone.

La svolta definitiva è stata scoprire che esiste un template di GTD su coda.io (ne esistono due, uno è quello che piace a me da cui ho tratto gli screenshot. Mi piace perché è già pronto, ha tutti i tastini da premere che ti ricordano cosa fare, è una guida stupenda. Poi ce n’è uno un po’ più basico col vantaggio che però si integra già con Gmail e Calendar di Google).

Siccome è su Coda.io, è un documento condivisibile e può diventare uno strumento gestionale del tempo e delle attività di un team (in presenza di un project manager che si preoccupa di fare le operazioni gestionali).
Se invece sei freelance, lo schema GTD e il template gratuito su Coda.io sono una combinazione davvero bella.

Con la giusta esperienza, secondo me questo metodo di organizzazione – adattato alle tue esigenze – ti porterà via pochissimi minuti al giorno e diventerà uno dei tuoi migliori amici. Due avvertenze: le cose non si faranno per il solo fatto di organizzarle. E sii indulgente, non prentendere troppo da te. E nemmeno dal tuo team.

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